Zakończenie lustracji Spółdzielni

  2022-05-23

Uprzejmie informujemy, że zakończyła się lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od 01.01.2019 roku do 31.12.2021 roku. Prezentujemy Państwu list polustracyjny.


Działając na podstawie art. 91 § 1 i § 11 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze (t.j. Dz. U. z 2021 poz. 648 ze zrn.) oraz umowy zawartej w dniu 21 lutego 2022 roku oraz z Aneksem do wyżej powołanej umowy z dnia 21 kwietnia 2022 roku między Regionalnym Związkiem Rewizyjnym Spółdzielni Mieszkaniowej w Bydgoszczy, a Spółdzielnią Mieszkaniową „Budowlani" w Bydgoszczy, w dniach od 15 marca 2022 roku do 06 maja 2022 roku została przeprowadzona przez Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Bydgoszczy lustracja pełna działalności Spółdzielni za okres od 01.01.2019 roku do 31.12.2021 roku.
Z przeprowadzonej lustracji pełnej został sporządzony protokół lustracji, który łącznie z niniejszym listem polustracyjnym stanowi integralną całość. Protokół został podpisany przez Zarząd Spółdzielni bez zastrzeżeń oraz lustratora.

Przedmiotem lustracji były następujące zagadnienia:
1.    Realizacja wniosków z poprzedniej lustracji.
2.    Kontrole zewnętrzne i sprawy sądowe przeciwko Spółdzielni.
3.    Organizacja Spółdzielni:
•    statut    Spółdzielni    oraz    wewnętrzny    system    normatywny    (kompletność i poprawność merytoryczna regulaminów),
•    działalność organów Spółdzielni,
•    struktura organizacyjna służb etatowych Spółdzielni.
4.    Stan prawny gruntów będących we władaniu Spółdzielni.
5.    Sprawy członkowskie i dyspozycja lokalami.
6.    Działalność inwestycyjna
7.    Gospodarka zasobami mieszkaniowymi:
•    stan ilościowy zasobów mieszkaniowych,
•    koszty i przychody gospodarki zasobami mieszkaniowymi oraz prawidłowość ustalania opłat za używanie lokali,
•    gospodarka lokalami mieszkaniowymi, ze szczególnym uwzględnieniem lokali wynajmowanych,
•    terminowość    wnoszenia opłat przez użytkowników    lokali 1 windykacja należności Spółdzielni,
•    treść umów o usługi komunalne i ich realizacja (dostawa energii cieplnej, wody i kanalizacji, dostawa energii elektrycznej i gazu).
8.    Gospodarka remontowa w zasobach mieszkaniowych:
•    nadzór    techniczny    i    ustalanie    potrzeb    remontowych,    ze    szczególnym uwzględnieniem działań energooszczędnych,
•    akumulacja środków finansowych na remonty,
•    tryb doboru wykonawców robót remontowych, treść zawartych umów i ich realizacja.
9.    Działalność społeczna, oświatowa i kulturalna. 1O. Gospodarka finansowa:
•    stan funduszów, wielkość wolnych środków finansowych i sposób ich wykorzystania,  efektywność  zaangażowania  finansowego  Spółdzielni w zakup akcji lub udziałów w innych podmiotach gospodarczych,
•    rozliczenie kosztów ogólnych Spółdzielni,
•    obsługa spłaty kredytów mieszkaniowych,
•    terminowość regulowania zobowiązań finansowych Spółdzielni (podatki, ZUS, PFRON),
•    dochodzenie należności Spółdzielni, w tym dotacji budżetowych,
•    rozliczenia finansowe z członkami z tytułu wkładów.

Lustracja nie obejmowała badania sprawozdania finansowego Spółdzielni w rozumieniu art. 64 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2021 roku poz. 217 z późn. zm.), jak również weryfikacji rozliczeń kosztorysowych.
 
Ustalenia lustracji wynikają ze stwierdzonych faktów na podstawie przedłożonych dokumentów oraz wyjaśnień złożonych przez członków Zarządu oraz podległych im pracowników Spółdzielni w zakresie badanych zagadnień, które były związane z ich zakresem czynności.

Prawidłowość realizacji poszczególnych zagadnień została szczegółowo opisana w protokole lustracji. W niniejszym Liście przedstawiono wybrane zagadnienia mające istotne znaczenie dla działalności Spółdzielni.
W szczególności ustaleniom lustracji służyły:
•    statut i inne uregulowania wewnętrzne,
•    dokumentacja z działalności organów samorządowych Spółdzielni, dokumentacja członkowska,
•    dokumentacja dotycząca gospodarki remontowej, dokumentacja finansowo-księgowa,
•    dokumentacja    dotycząca    pozostałych    zagadnień    objętych    zakresem merytorycznym badań w ramach niniejszej lustracji.

Spółdzielnia Mieszkaniowa „Budowlani" przestrzega obowiązku określonego art. 91 § 1 Prawa Spółdzielczego albowiem poprzednia lustracja pełna, działalności Spółdzielni za lata 2016 - 2018 została przeprowadzona przez Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Bydgoszczy w okresie od dnia 10.05.2019 r. do dnia 06.08.2019 r.

W liście polustracyjnym z dnia 29.08.2019 me przedstawiono żadnych zaleceń polustracyjnych, stąd wynika, że lustracja potwierdziła prawidłowość całokształtu działalności Spółdzielni.

Wyniki lustracji zostały przedstawione na posiedzeniu plenarnym Rady Nadzorczej w dniu 05.09.2019 r.

List polustracyjny z dnia 29.08.2019 r. nie mógł być przedstawiony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni na najbliższym Walnym Zgromadzeniu (zgodnie z art. 93 § 4), ponieważ Walne Zgromadzenia w 2020 roku i 2021 roku nie zostały zwołane w związku z obowiązującym art. 90 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r., poz. 568).
 
W liście polustracyjnym z dnia 29.08.2019 r. nie zawarto wniosków polustracyjnych, a tym samym nie zachodziła potrzeba realizacji art. 93 § 1b ustawy- Prawo spółdzielcze.

W okresie objętym lustracją Spółdzielnia działała w oparciu o Statut Spółdzielni w nowym brzmieniu przyjęty uchwałą Walnego Zgromadzenie Spółdzielni, które odbyło się w trzech częściach w dniach 5, 6 i 7 czerwca 2018 r. i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego postanowieniem z dnia 12 września 2018 r.
Dokonane wpisy w KRS są zgodne z odpowiednimi uchwałami organów samorządowych, które podjęto na podstawie Statutu.

Wewnętrzny system normatywny Spółdzielni tworzą statut i unormowania wewnętrzne w postacie regulaminów, instrukcji i zasad postępowania. Przyjęte w Spółdzielni unormowania wewnętrzne w świetle postanowień statutu i obowiązującego prawa nie nasuwa uwag.

Lustracja nie wykazała uchybień i nieprawidłowości w zakresie terminowości i sposobu zwołania Walnego Zgromadzenia odbytego w trzech częściach w dniach 21, 22, 23 maja 2019 r. Zastrzeżeń nie budzi również przebieg obrad tego organu oraz sposób ich udokumentowania. Podjęte uchwały nie budzą zastrzeżeń w świetle postanowień Statutu.

Walne Zgromadzenia w 2020 roku i 2021 roku - nie odbyły się.
Nie zostały zwołane, ponieważ w związku z obowiązującym art. 90 ustawy z dnia 31 marca 2020r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r., poz. 568), brak jest obowiązku zwoływania Walnego Zgromadzenia przed wskazanym tam terminem.

W badanym okresie miały miejsce zmiany (w 2019 roku) w składzie Rady Nadzorczej wynikające z upływu kadencji. Poprawność przeprowadzonych wyborów oraz .sposób ich udokumentowania nie budzi zastrzeżeń. Zmiany w składzie Rady Nadzorczej zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego.

W okresie objętym badaniem Rada Nadzorcza i jej Komisje _zgodnie z zakresem swoich kompetencji zajmowały się najistotniejszymi sprawami związanymi z bieżącą działalnością Spółdzielni, wykonując funkcje kontroli i nadzoru, a dokumentacja pracy tego organu jest kompletna i prowadzona właściwie.
 
Dokumentacja sporządzona z pracy Rady Nadzorczej wykazuje, że organ ten zajmował się całokształtem działalności Spółdzielni, a podjęte uchwały nie są sprzeczne z postanowieniami Statutu.

W okresie objętym lustracją nie nastąpiły zmiany w składzie Zarządu Spółdzielni. Zarząd jako organ uprawniony do reprezentacji Spółdzielni wpisany jest do KRS .

W okresie objętym lustracją Zarząd Spółdzielni kierował bieżącą działalnością Spółdzielni jako podmiotu gospodarczego. Pracował w oparciu o zatwierdzone przez Radę Nadzorczą roczne plany gospodarcze. Zarząd podejmował decyzje wynikające z jego kompetencji statutowych, które były dokumentowane. Działalność Zarządu nie ma znamion niegospodarności. Współpraca Zarządu z Radą Nadzorczą nie nasuwa zastrzeżeń. Informacje przekazywane Radzie Nadzorczej w formie analiz i wniosków są uzasadnione w sposób prawidłowy. Działalność Zarządu w lustrowanym okresie była pozytywnie oceniana przez organa Spółdzielni.

Struktura organizacyjna Spółdzielni unormowana została decyzjami Rady Nadzorczej, jest ona kompletna, dostosowana do form i skali prowadzonej działalności i zapewnia warunki prawidłowego jej funkcjonowania.
Akta osobowe pracowników prowadzone są zgodnie z obowiązującymi przepisami, są właściwie archiwizowane i przechowywane, a zasady wynagradzania i organizacji pracy normują stosowne regulaminy, których postanowienia były przestrzegane.
Z ustaleń lustracji wynika, iż stan prawny gruntów pozostających we władaniu Spółdzielni jest w całości uregulowany, co umożliwiło realizację przez Spółdzielnię postanowień ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, dotyczących określenia przedmiotu odrębnej własności lokali.

Zastrzeżeń nie budzi także sposób realizacji wniosków członków o ustanowienie odrębnej własności lokali.

Badania dotyczące spraw członkowsko-mieszkaniowych wykazały prawidłowość działań Spółdzielni w tym zakresie. Nie stwierdzono także nieprawidłowości w sposobie prowadzenia dokumentacji członkowskiej oraz wymaganych Prawem spółdzielczym 1 ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych rejestrów.
 
Nie stwierdzono zaległości w zakresie prawidłowości, terminowości i kompletności przeprowadzania przeglądów technicznych wymaganych przepisami ustawy - Prawo budowlane (art. 62 ustawy). Prowadzone książki obiektów budowlanych spełniają wymogi zawarte w art. 64 ust. 1 ustawy - Prawo budowlane.

W latach 2019 -2021 Spółdzielnia:
a)    kontynuowała przygotowania do realizacji inwestycji przy ul Wojska Polskiego - poniesione na dzień 31.12.2021 r. nakłady wyniosły 16.730,71 zł,
b)    rozpoczęła realizację inwestycji przy ul. Chodkiewicza 64-66 - poniesione na dzień 31.12.2021 r. nakłady wyniosły 11.031.670,70 zł,
c)    zakończyła realizację inwestycji przy ul. Słowiańskiej 1 pomes1one nakłady wyniosły 27.835.004,03 zł.

W 2019 r. Spółdzielnia prawidłowo rozliczyła koszty budowy lokali mieszkalnych, piwnic i miejsc postojowych w parkingogarażu w budynku przy u. Słowiańska 1.
Według stanu na dzień 31.12.2021 r. Spółdzielnia:
a)    w budynku przy ul. Słowiańska 1:
•    ustanowiła i przeniosła na nabywców prawo odrębnej własności 92 lokali mieszkalnych,
•    przeniosła na nabywców własność udziałów w parkingogarażu dla 89 miejsc postojowych,
•    przeznaczyła na wynajem 2 lokale mieszkalne oraz 1 miejsce postojowe.
b)    dla budynku przy ul. Chodkiewicza 64-66 zawarła:
•    50 umów o budowę lokalu mieszkalnego,
•    39 umów o budowę miejsca postojowego w parkingogarażu.

Zasadność poniesionych w latach 2019-2021 nakładów inwestycyjnych nie nasuwa uwag. Umowy z podmiotami zewnętrznymi dotyczące inwestycji nie budzą zastrzeżeń i w pełni zabezpieczają interesy Spółdzielni.

Według stanu na dzień 31.12.2021 r.: poniesione nakłady na inwestycje sfinansowano:
a)    budynek przy ul. Słowiańskiej 1:
 •    97,46 % nakładów - ze środków nabywców lokali,
•    2,54 % nakładów - ze środków finansowych Spółdzielni,
b)    budynek przy ul. Chodkiewicza 64-66:
•    54,61 % nakładów - ze środków nabywców lokali,
•    45,39 % nakładów - ze środków finansowych Spółdzielni,
c)    budynek przy ul. Wojska Polskiego: 100 % ze środków finansowych Spółdzielni.

Umowy o budowę lokali mieszkalnych, garaży oraz domów były zawierane na podstawie wstępnych kosztów inwestycji zatwierdzonych przez Zarząd.
Treść umów o budowę lokali jak i umowy o ustanowienie odrębnych własności i ich przeniesienia, zawartych w formie aktów notarialnych nie nasuwa uwag.
Koszty prac przygotowawczych dla pozostałych budynków zostały pokryte ze środków własnych Spółdzielni. Dokumentacja związana z przygotowaniem i realizacją inwestycji jest kompletna i zgodna z obowiązującymi przepisami.
Zgodnie z wymogami art. 4 ust. 41 pkt 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych Spółdzielnia prowadzi odrębnie dla każdej nieruchomości ewidencję przychodów oraz kosztów, o których mowa w art. 4 ust. 1-2 i 4 usm Zachowane są także wymogi art. 6 ust. 1 usm stanowiącego, że różnica między kosztami eksploatacji i utrzymania danej nieruchomości a przychodami z opłat, o których mowa w art. 4 ust. 1-2 i 4 usm, zwiększa odpowiednio przychody lub koszty eksploatacji i utrzymania danej nieruchomości w roku następnym. W latach 2019 - 2021 działalność Spółdzielni w zakresie gospodarki zasobami mieszkaniowymi zamykała się nadwyżką kosztów nad przychodami:
•    za 2019 rok    2.746.922,27 zł,
•    za 2020 rok    2.687.779,62 zł,
•    za 2021 rok    2.375.161,79 zł.

Narastająco na dzień 31.12.2021 r. na gospodarce zasobami mieszkaniowymi Spółdzielnia zanotowała nadwyżkę kosztów nad przychodami w wysokości 7.042.983,42 zł, a w rozbiciu na poszczególnie nieruchomości:
•    nadwyżki przychodów nad kosztami: 508.308,40 zł,
•    nadwyżki kosztów nad przychodami: 7.551.291,82 zł.
 
W działalności gospodarczej Spółdzielnia uzyskała nadwyżki przychodów nad kosztami (nadwyżki bilansowe) wynoszące netto:
•    za 2019 rok    1 411 940,14 zł,
•    za 2020 rok
•    za 2021 rok
 
4 318 777,81 zł,
590 589,29 zł.
 
Do dnia zakończenia badania lustracyjnego nadwyżki bilansowe nie zostały przez Walne Zgromadzenie rozdysponowane.

Według stanu na dzień 31.12.2021 roku zaległości w opłatach za używanie lokali mieszkalnych wyniosły 1 843 155 zł, co stanowiło 2,44 % rocznego wymiaru opłat. W stosunku do 2019 r. zaległości wzrosły o 247.414 zł
W odniesieniu do należności od lokali użytkowych zadłużenie w opłatach na koniec 2021 roku wyniosło 668 750 zł., a wskaźnik zadłużenia wynosił 5,81 %. W stosunku do 2019 r. zadłużenie wzrosło o 38.417 zł.
Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w gospodarce lokalami użytkowymi i wydzierżawianiu wolnych terenów, a w zawartych umowach ·najmu interesy Spółdzielni zostały należycie zabezpieczone.
Umowy zawarte z dostawcami usług komunalnych 1 serwisowych również zapewniają ochronę interesów Spółdzielni. W badanym okresie Spółdzielnia przeprowadziła okresowe przeglądy stanu technicznego zasobów pod kątem ustalenia potrzeb remontowych i sporządzenia rocznych, rzeczowo-finansowym planów remontów. Przeprowadzone zostały także kontrole stanu technicznej sprawności instalacji budynków, określone w art. 62 Prawa budowlanego.
Poniesione w badanym okresie nakłady na roboty remontowe w wysokości:
•    za2019rok    11867801,92zł,
•    za 2020 rok    16 182 415,88 zł,
•    za 2021 rok    15 547 744,51 zł.
zostały sfinansowane środkami zakumulowanymi na funduszu remontowym.
Na koniec 2021 roku stan funduszu remontowego stanowi kwotę 9 605 092,86 zł; saldo to jest wypadkową dodatnich i ujemnych sald tego funduszu wyodrębnionego dla poszczególnych nieruchomości.
 
Roboty remontowe w zasobach Spółdzielni realizowane były siłami własnymi oraz przez obcych wykonawców, którzy zostali wyłonieni w procedurach określonych normami wewnętrznymi Spółdzielni.
Umowy zawarte z wykonawcami robót remontowych zawierały postanowienia zapewniające należytą ochronę interesów Spółdzielni, postanowienia te były w pełni realizowane, w tym także w zakresie rozliczeń finansowych z wykonawcami. Nie stwierdzono także nieprawidłowości w sposobie sprawowania nadzoru nad realizowanymi remontami.
Spółdzielnia prowadzi działalność społeczną, oświatową i kulturalną. Poniesione koszty w poszczególnych latach były następujące;
•    rok 2019 - 831 972,70 zł,
•    rok 2020- 752 538,28 zł,
•    rok 2021 - 790 212,44 zł.
Zakres i rozmiary prowadzonej działalności oraz koszty nie nasuwają uwag.

Spółdzielnia posiada określone podstawy normatywne jej gospodarki finansowej. Rachunkowość w Spółdzielni prowadzona jest w oparciu o dokumentację ustalającą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości zawiera wymagane elementy wymienione w art. 1O ust. 1 ustawy o rachunkowości. Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w udokumentowaniu prowadzonych przez Spółdzielnię operacji gospodarczych oraz w sprawowaniu kontroli funkcjonalnej w obszarze rachunkowości.
Ewidencja księgowa Spółdzielni w badanym okresie pr9wadzona była na bieżąco w oparciu o zasady (politykę) rachunkowości, dostosowane do wymogów ustawy o rachunkowości, a także terminowo sporządzano sprawozdania finansowe, które po zbadaniu przez Biegłego Rewidenta zostały przyjęte przez Radę Nadzorczą. Do dnia zakończenia badania lustracyjnego sprawozdania te nie zostały zatwierdzone przez Walne Zgromadzenie.

Lustracja nie wykazała nieprawidłowości w:
-    gospodarce kasowej,
sposobie rozliczenia kosztów ogólnych Spółdzielni,
-    rozliczeniach finansowych z członkami z tytułu wkładów.
 
Ogólna sytuacja finansowa Spółdzielni w badanym okresie była dobra i umożliwiała bieżące regulowanie zobowiązań o charakterze publiczno - prawnym oraz wobec dostawców robót i usług.
Stan środków pieniężnych Spółdzielni na 31.12 w poszczególnych latach był następujący;
Rok 2019 - 30 149 905,93 zł
Rok 2020 - 25 026 973,82 zł
Rok 2021 - 29 777 750,72 zł
Na podstawie ustaleń zawartych w protokole z przeprowadzonej lustracji pełnej Spółdzielni, zgodnie z art. 93 § 1 a, Prawo spółdzielcze. Nie proponuje się wniosków polustracyjnych.

W trakcie przeprowadzenia lustracji nie stwierdzono braku legalności w stosunku do prawa obowiązującego Spółdzielnię przy podejmowaniu uchwał i decyzji przez organy Spółdzielni.
Spółdzielnia w swych działaniach kieruje się zasadami gospodarności w dysponowaniu środkami finansowymi na zasadach rachunku ekonomicznego.
Działania organów zapewniają dbałość o majątek Członków Spółdzielni.
Należy podkreślić dbałość Spółdzielni o właściwe zabezpieczenie i dobry stan posiadanych zasobów mieszkaniowych.
Prowadzona działalność gospodarcza pozwala na stabilizację ekonomiczno-finansową Spółdzielni. Zasady rzetelności zostały zachowane.
Przedstawiając powyższe Regionalny Związek Rewizyjny Spółdzielni Mieszkaniowych w Bydgoszczy prosi o przestrzeganie dyspozycji wymienionych w art. 93 § 4 Prawa Spółdzielczego t.j. obowiązku przedstawienia wyników lustracji na najbliższym Walnym Zgromadzeniu.